Come usare seriamente Powerpoint

La filosofia di Powerpoint

Impostare la dimensione delle slide

Impostare le dimensioni della pagina è un'operazione fondamentale da fare all'inizio, prima di scrivere la presentazione (anche se piccole modifiche delle dimensioni sono tollerabili anche successivamente). Se la fate successivamente le dimensioni degli oggetti saranno distorte se la nuova dimensione non è un semplice ingrandimento di quella vecchia.

Per impostare la dimensione della pagina bisogna andare su File -> Imposta pagina...

Di default PowerPoint usa il formato chiamato "Presentazione su schermo", corrispondente a 7.5 inch x 10 inch (25.4 cm x 19.05 cm). Io consiglio di usare invece la dimensione standard A4 in modo da non avere problemi in futuro per stampare su carta.

C'è però un problema fondamentale. In pratica se settate la pagina come A4 (o qualsiasi altra misura preimpostata) in realtà non otterrete il risultato desiderato. Nonostante vicino alla scritta A4 ci siano le dimensione giuste (così come negli altri formati), le impostazioni di larghezza e altezza sono diversi. Non so perché. L'unico modo di ottenere le dimensioni volute è quello di specificare a mano le dimensioni: File -> Imposta pagina... -> Personalizzato e impostare larghezza a 29.7 cm e altezza a 21.0 cm. (Non so se questo problema sia legato a quest'altro ma non credo PPT FAQ).

In questo modo, durante la stampa, anche senza specificare "Adatta alla pagina" le slide occuperanno per intero un foglio A4 senza spazi bianchi.

Ingrandendo al massimo il pdf o il foglio stampato si potrebbero comunque notare dei piccoli bordi bianchi. Prima di tutto la stampa su carta non è affidabile. Se dovete fare questo controllo, fatelo sul pdf. Se si vedono questi margini bianchi molto sottili potete provare a eliminarli cambiando le dimensioni della pagina di PowerPoint usando frazioni di millimetro.

Cambiare la lingua di un documento già esistente

Purtroppo non si può. Bisogna elemento per elemento applicare la nuova lingua. Per automatizzare questo lavoro tedioso si può scrivere una macro in Visual Basic ma ovviamente non è alla portata di tutti. Ci viene in aiuto il programma Lingo.

Cambiare lo stile di default di un nuovo elemento

Se non vi piace lo stile di default di un certo elemento, tipicamente il testo nelle caselle di testo, è sufficiente fare caraterre -> modificare -> e prima di dare OK spuntare imposta come predefinite.

Impostare automaticamente la posizione di un oggetto

Purtroppo questa cosa non si può fare. Stupidamente PowerPoint non definisce semanticamente le varie parti del documento e quindi non può associargli uno stile e posizionamento predefinito.

Allineare e raggruppare gli oggetti

Barra degli strumenti Disegno/Allinea e Distribuisci. Purtroppo non si può raggiungere dalla barra dei menù. Basta selezionare gli oggetti e scegliere come allinearli. Una volta allineati, spesso è utile raggrupparli. Selezionare gli oggetti interessati, tasto destro, gruppo, raggruppa.

Cambiare la dimensione di apici e pedici

Purtroppo non si può fare. Fissata la dimensione del font del paragrafo, supponiamo a 20 pt, la dimensione del pedice e apice è fissata automaticamente. L'unica impostazione di default che si può cambiare è la offset rispetto alla linea di base, cioè quando il pedice deve stare in basso e l'apice quanto deve stare in alto.

Questo non sarebbe un grave problema se la Microsoft avesse azzeccato le dimensioni standard usate per apici e pedici (circa il 70% della dimensione del font in uso). Purtroppo però la Microsoft ha settato di default un dimensione microscopica rispetto a quella necessaria.

L'unico modo per rimediare è quello di cambiare manualmente uno per uno o tramite una macro la dimensione degli apici e pedici dopo che sono stati composti.

Cambiare le proprietà del carattere sulla stessa riga

Quante volte vi è capitato di mettere in corsivo una parola, oppure in grassetto, oppure a pedice o apice, e provare a continuare a scrivere sperando che lo stile torni quello normale?

Regolare la larghezza delle colonne di una tabella

Ancora non sono riuscito a farlo in maniera seria. L'unica cosa che si riesce a fare è modificarle con il mouse ma ovviamente in questo modo non vengono precise, soprattutto se dovete metterle tutte uguali.

Centrare una tabella rispetto al foglio

Ancora non ci sono riuscito. Il menù Disegno/Allinea e distribuisci diventa inattivo se si seleziona una tabella!

Layout, schemi (master), temi e struttura

Un layout è una particolare disposizione degli elementi di una diapositiva. Invece di disporre gli elementi come il titolo e il testo manualmente sulla diapositiva vuota, scegliendo un layout opportuno verranno già preparate le caselle di testo allineate e centrate correttamente. Ci sono 24 layout predefiniti.

Uno "schema diapositiva" è un insieme di impostazioni che regolano, per uno o più layout, la grandezza dei caratteri, il colore, gli sfondi, opportuni segnaposto che compaiono su tutte le diapositive come il numero di pagina ecc... Uno schema basilare è composto da un singolo "schema diapositiva" che si applica a tutti i layout diapositiva. Più spesso servono due "schemi diapositiva". Uno per il layout "copertina" e uno per tutti gli altri layout.

Si accede allo "schema diapositiva" andando su Visualizza -> Schema -> Diapositiva. In inglese la parola originale per schema è "Master". Ecco due link utili: 1 e 2.

Lo "schema diapositiva" basilare di PowerPoint che viene usato quando si apre una nuova presentazione è blank.pot e si trova in ... Salvere la vostra presentazione nel formato .pot dentro la cartella ... vi permette di riutilizzare gli schemi diapositiva in essa contenuti. Magari buttate tutte le slide prima in modo da ridurne le dimensioni.

Per richiamare uno "schema diapositiva" andare su Struttura -> ... -> Disponibili -> scegliere il .pot di interesse.

Cosa si intende per tema? E per master? E per struttura?

Alcuni link interessanti

PowerPoint Does Rocket Science--and Better Techniques for Technical Reports