Appunti su Microsoft Word

Gli appunti su Word riportati in questa pagina vogliono essere una guida sui generis. Una guida che chiamerei "Word per gli utenti LaTeX". Chi conosce un po' di tipografia ed è sufficientemente avvezzo a scrivere in LaTeX oppure chi conosce un po' di moderno web design e sa scrivere dei CSS, i fogli di stile per le pagine HTML, si trova inevitabilmente a disagio a lavorare con programmi come Microsoft Word. La possibilità di fare tutti i pasticci che si vogliono con un semplice click e la scarsa propensione verso un'organizzazione semantica del proprio documento rende l'esperto di LaTeX o XHTML/CSS molto sospettoso sull'effettiva qualità dei documenti ottenibili con questo strumento.

Word, in effetti, ha moltissimi difetti. Solo nelle versioni più recenti ha finalmente risolto alcuni problemi che lo affligevano da tempo e ha introdotto alcune funzionalità più orientate alla produzione di documenti professionali.

Per ora questa pagina sarà semplicemente una collezione di soluzioni o suggerimenti su alcuni aspetti particolari di Word, orientati a un suo uso professionale, per ottenere documenti di alta qualità. La versione di riferimento sarà Office 2003, un po' vecchiotta, ma quella in uso nel mio posto di lavoro.

Personalizzazione di Word

Il primo passo per lavorare bene con Word è modificare alcune sue impostazioni.

Le assurde scorciatoie da tastiera usate da Microsoft rispetto ad altri standard internazionali sono assolutamente da cambiare. Strumenti -> Personalizza -> Comandi -> Tastiera...

Ctrl+S, Ctrl+Shift+S, Ctrl+F, Ctrl+W, Ctrl+Shift+Z, apici e pedici con Ctrl+^ e Ctrl+_ o simili, ecc...

Disabilitare e eliminare tutte le funzionalità smart tag. Sono inutili e fastidiose e a volte anche dannose.

Ripulire le barre degli strumenti in modo tale che venga meno la tentazione di fare modifiche manuali anziché usare gli stili. Io ho tolto tutte le barre degli strumenti e ne ho creata una personalizzata con le funzioni utili e frequenti.

Un'altra pecca di Word è che non permette il lock delle barre degli strumenti, come tutti i programmi normali.

Another approach is to use a macro to lock the position of your toolbars. Add the following macro to the Document New event of the template itself.

Sub LockAllVisibleToolbars()
    Dim cb As CommandBar

    For Each cb In CommandBars
        If cb.Visible = True Then
            cb.Protection = msoBarNoChangeDock + _ 
              msoBarNoChangeVisible + _ 
              msoBarNoCustomize + _
              msoBarNoMove + _
              msoBarNoResize
        End If
    Next cb
End Sub

It is, of course, run each time a new document is created based on the template. The macro locks the position of the toolbars and does not allow them to be moved or customized. You can unlock the toolbars by running this macro: 

Sub UnlockAllVisibleToolbars()
    Dim cb As CommandBar

    For Each cb In CommandBars
        If cb.Visible = True Then
            If cb.Name = ("Task Pane") Then
                cb.Protection = msoBarNoCustomize
            Else
                cb.Protection = msoBarNoProtection
            End If
        End If
    Next cb
End Sub

The easiest way to run one-line macros like this: -- open the VBA editor (Alt+F11), -- go into the immediate window (Ctrl+G), -- copy (Ctrl+C) the line from here and paste (Ctrl+V) it in that window, -- hit the Enter or Return key at the end of the line.

La lingua del documento e la sillabazione

Scegliere la lingua del documento è un passo fondamentale. Può essere scelta sia all'inizio che in un documento già scritto. La scelta della lingua serve sia per degli ausili alla scrittura come la correzione automatica, sia per la scrittura vera e propria del documento perché influenza le regole di sillabazione. Per cambiare la lingua andare su Strumenti -> Lingua -> Imposta Lingua...

Spieghiamo subito un gravissimo difetto di Word: non esiste una lingua di default del documento.

Guardiamo questo schema. Rappresenta un documento Word:

<italian>
Un nuovo documento ha all'inizio un comando che dice che da qui in poi la lingua
è quella di default, cioè l'italiano. A un certo punto possiamo cambiare la lingua
del documento come abbiamo visto sopra.

<english>
From here to the next language command the text will be interpreted as written in english.

<italian>
Ecco che abbiamo ricambiato di nuovo lingua e rimesso l'italiano. Si capisce quindi che si può
cambiare la lingua anche a una singola parola, sebbene inutile. Cambiate lingua solo in corrispondenza
di frasi e non di singole parole!

Nel caso si selezioni del testo e si applichi una nuova impostazione della lingua, tutti i comandi della lingua all'interno del testo selezionato vengono cancellati e la parte selezionata viene impostata alla lingua scelta. Alla fine del testo selezionato la lingua ritorna a essere quella precedente. Ecco un esempio:

<italian>
Questo è un testo in italiano.
<english>
This sentence is in english.
<italian>
E qui torniamo a parlare italiano.
...

Dopo aver selezionato le ultime due frasi e aver applicato come lingua il francese otteniamo:

<italian>
Questo è un testo in italiano.
<french>
This sentence is in english.
E qui torniamo a parlare italiano.
<italian>
...

Quando si clicca su Predefinito... si cambiano le impostazioni di default che corrispondono a quelle del modello normal.dot. In pratica in questo modo un nuovo documento si aprirà sempre con la lingua da voi selezionata. Ricordiamo che in Word non esiste una lingua di default di tutto il documento.

Consiglio vivamente di non usare la rilevazione automatica della lingua. Può fare un sacco di casini.

Per sillabare le parole in fin di riga...

La sillabazione in Word non è abilitata di default. Per abilitarla di default aprite il file normal.dot che si trova nella directory Modelli, abilitate la sillabazione e salvate.

Il testo

Lo spazio insecabile si introduce con Ctrl+Shift+Space.

Il trattino insecabile si introduce con Ctrl+Shift+-.

Non si ha l'efatizzazione ma solo la possibilità di modificare il testo a basso livello con il corsivo e il grassetto. Come sapete non si deve praticamente mai usare il sottolineato. Ctrl+i o Ctrl+b apre il tag di modifica e ripremerlo lo chiude. Se si dà Ctrl+i o Ctrl+b su una parte di testo già selezionata allora viene automaticamente aperto e chiuso ai limiti della selezione.

Lo spazio sottile invece è difficile da inserire. Non ci sono scorciatoie da tastiera sebbene sia un carattere utilissimo.

Gli stili

Sezionamento

http://shaunakelly.com/word/numbering/numbering20072010.html

Supponiamo di avere diversi stili, uno per ogni livello della struttura del documento. Di default si hanno gli stili "Titolo": titolo1, titolo2, e così via.

Scrivere i titoli dei vari capitoli, paragrafi ecc attribuendo gli opportuni stili titolo. Generate l'indice in modo che vi rendiate conto se tutto sta funzionando (Riferimenti -> Sommario).

Per far in modo che Word numeri automaticamente i vari titoli bisogna usare un elenco a più livelli. Il tasto per accedervi si trova accanto al tasto per i semplici elenchi numerati. Nota bene: i numeri non vanno inseriti modificando le proprietà dello stile titolo nel menù Formato -> Numerazione. Quel tipo di numerazione non può creare una numerazione "a livelli", cioè del tipo 1.1, 1.1.1 e così via.

Selezionare un titolo 1, cliccare su elenco a più livelli, selezionare nella raccolta elenchi lo stile che vi piace di più. Altrimenti se non vi piacciono cliccate su "Definisci nuovo stile elenco...".

Così facendo avete selezionato solo lo stile. Ora andate sempre su elenco a più livelli e poi su "Definisci nuovo elenco a più livelli". Nonostante il nome, secondo me fuorviante, quello che andrete a modificare sarà l'elenco a più livelli dello stile attualmente in uso. Se lo stile è creato da voi (e solo in questo caso), potete anche cliccarci col tasto destro e fare Modifica. In Formato -> Numerazione troverete lo stesso menù che si apre cliccando direttamente su "Definisci nuovo elenco a più livelli".

Quello che va fatto ora è impostare correttamente "Collega livello a stile" per tutti i livelli che volete numerare. Un'altra opzione importante è "Includi numero di livello da" che serve per creare numerazioni tipo 1.1.1 e così via. Facendo delle prove capirete subito il meccanismo.

Se tutto è andato per il verso giusto, ogni volta che verrà creato un titolo1, titolo2, ecc... comparirà automaticamente anche la numerazione. Numerazione che inoltre verrà riportata nel sommario senza fare nulla (a parte aggiornare il sommario).

Indice

Premessa: in Word vengono usati i termini scorretti. L'indice si chiama sommario, l'indice analitico si chiama indice, la lista delle figure si chiama indice delle figure.

Per creare l'indice del documento prima di tutto bisogna strutturare il documento in maniera corretta. Come al solito dovete usare gli stili "Titolo 1", "Titolo 2", ecc... che equivalgono ai vari chapter, section, ... di LaTeX. Dopodiché create una sezione, usando un'interruzione di pagina, che chiamerete Indice o Sommario. Subito dopo andate su Inserisci->Riferimento->Indici e Sommario... Nella scheda che si aprirà andate su Sommario, modificate le varie impostazioni e date Ok.

Se usato lo stile Titolo 1 per il titolo dell'Indice, vi ritroverete l'Indice nell'Indice :) Cosa solitamente poco desiderabile. Per ovviare potete non usare lo stile Titolo 1 ma andare a mano.

Nelle Opzioni... del Sommario si può impostare la maniera in cui Word crea l'Indice. Attraverso lo stile assegnato, cioè vedrete che è selezionato Titolo1, Titolo2 e Titolo3. Oppure in base alla struttura del documento. Ancora non ho capito cosa vuol dire.

In Modifica... della scheda Sommario si può cambiare lo stile dell'Indice.

I margini

Le immagini

Le tabelle

Gli oggetti flottanti

I riferimenti incrociati

La bibliografia

BibTeX for Word

Ipertesti

Suddivisione in più file

Quando si ha a che fare con grandi documenti è inevitabile che la pesantezza del file rallenti Word e di conseguenza il file sembra sempre più "precario", destinato a far crashare Word o soggetto a modifiche involontarie in alcune parti su cui non stiamo lavorando ma su cui potremmo andare a finire scorrendo l'intero documento.

Per ovviare a questi problemi è utilissimo dividere, proprio come si fa in LaTeX, un file di grandi dimensioni (immaginate una tesi) in file più piccoli (per esempio un file per capitolo), richiamando questi file da un file principale, il documento master.

Fare questo in Word non è semplice come in LaTeX ma neanche troppo difficile. Se avete un documento in cui volete trasformare un capitolo in un file esterno procedete in questo modo: 1. andate in Visualizza -> Struttura; 2. selezionate tutto il testo di vostro interesse, per esempio dal titolo del capitolo alla fine del capitolo; 3. cliccate sul bottoncino "Crea documento secondario" che si trova nella barra degli strumenti "Struttura" (tale bottoncino è attivo solo se non avete "compresso i documenti secondari". Per espandere o comprimere i documenti secondari dovete cliccare sul bottono "Comprimi/Espandi documenti secondari" anch'esso presente nella barra degli strumenti "Struttura").

A questo punto il testo da voi selezionato verrà circondato da un riquadro. Salvando il documento principale verrà creato automaticamente un file con il nome del capitolo selezionato e contenente il contenuto selezionato. Vi conviene però non fare così. Prima di salvare aspettate qualche secondo dopodiché cliccate semplicemente sul simbolino in alto a sinistra di questo riquadro. Vi si aprirà il file secondario appena creato. Salvatelo con un nome a piacere nella stessa cartella del file principale o in una sottocartella. Dopodiché salvate il documento principale. La differenza rispetto a prima è che ora avete potuto assegnare il nome che volevate al vostro file secondario e non il nome automatico assegnato da Word.

Ora divertitevi a cliccare su "Comprimi documenti secondari".

Se invece partite da zero, affinché un documento possa essere un documento master è sufficiente che cominciate a scrivere i titoli dei capitoli (poi li potete cambiare ovviamente) e gli assegnate lo stile Titolo1 (la buona formattazione dovrebbe essere sempre usata sia che dividiate il documento in sottodocumenti che non). Ora selezionate un titolo di capitolo e cliccate su "Crea documento secondario" e salvate il documento secondario come spiegato sopra. Ripetete con gli altri capitoli.

Devo capire se i file inclusi è come se a tutti gli effetti facessero parte del file principale. Per esempio vorrei capire cosa accade ai riferimenti interni (riferimenti a figure, tabelle, pagine, bibliografia) e se software esterni per la bibliografia sanno gestire un documento così suddiviso. Inoltre se una persona sta lavorando direttamente su un file secondario come può fare dei riferimenti a figure o tabelle presenti in altri file secondari?

I formati

La microtipografia

Qualità immagini ridotta nella stampa

Ecco due link: Microsoft Support, Debu-Lab.